填寫申請書
送首長簽核（連同欲用印文件）
送文書組登記用印總務處工作概況
1.依據法令擬定總務處各項章則辦法及工作計畫
（1）擬定總務處年度計畫。
（2）彙整總務處行政人員工作須知。
（3）彙編家長會工作手冊。
2.配合各處室，做好各項支援工作，以有效率達教學任務
（1）電腦網路登錄維修作業。
（2）一般修繕工作至總務處登錄修繕2聯單。
（3）建置班級教學支援設備：電腦、電視、收錄音機、麥克風主機
、DVD、單槍投影機（全校10部輪流借用）。
3.選定年度計畫重點項目，並確實執行追蹤及考核
（1）依據年度經費編列重點工作項目，並確實執行追蹤及考核。
（2）依據家長會捐款編列重點支援項目，並確實執行。
4.辦理學校營繕工程招標與監督營繕工程之進行
（1）委託建築師規劃設計各項預算案。
（2）辦理招標作業。
（3）督導工程之進行。
（4）辦理工程之驗收
（5）辦理結算付款
5.調配校舍，並加以管理及維護
（1）依據各處室需求規劃編排校舍教室。
（2）校舍定期維護，隨時檢修並記錄。
（3）校舍皆安排專人管理，定期維修。
6.規劃及督導學校環境及美化綠化事項
（1）訂定美綠化計畫。
（2）督導學校環境及美綠化事宜。
7.加強校舍、教具之安全管理
（1）校舍每月進行巡檢並記錄。
（2）教具有專人管理並隨時檢修注意安全。
8.規劃及督導災害之預防、搶救及善後處理工作
（1）訂定校園災害管理機制實施計畫。
（2）督導災害之預防、搶救及善後處理工作。
9.實施公款支付檢查工作
（1）訂定公款支付流程。
（2）隨時檢查公款支付之情形。
10.辦理民防訓練及各項演習
（1）訂定民防團常年訓練實施計畫。
（2）辦理各項民防團常年訓練
11.辦理有關本處各項獎懲、表揚、研究發展及進修訓練等事宜
（1）鼓勵本處工作人員研究發展及進修訓練等事宜。
（2）辦理各項獎懲（技工友、職員）和表揚優良事蹟。
12.辦理有關總務工作之資料蒐集，綜合業務及研究發展工作
（1）蒐集資料擬定總務處年度工作計畫。
（2）綜理各項總務業務，並加強各項研究發展工作。
13.輔導並協助本處各組及幹事辦理或推動所經管之各項工作
（1）定期召開聯席會議，做工作心得分享和交流。
（2）輔導並協助各組及幹事辦理或推動各項工作。
14.辦理校長交辦事項之執行、管制與追蹤工作。
（1）執行校長交辦事項。
（2）辦理校長交辦事項之追蹤檢核。
1.擬定本組各項章則辦法及工作計畫。
（1）訂定事務組年度工作計畫。
（2）訂定學校修繕辦法。
（3）訂定學校門禁管制辦法。
（4）訂定學校飲用水管理辦法。
（5）訂定學校技工友管理辦法。
（6）訂定學校財產管理辦法。
（7）訂定場地管理辦法。
（8）訂定校園開放使用規則。
2.辦理財產與物品的營繕與採購工作。
（1）提出需求：由需求單位或使用、保管單位依單位預算內容要項、數量、金額提出。
（2）訪價、比價：由事務單位進行訪價，尋求最合理最實用之物品。
（3）填寫採購單：需求單位在請購單上填寫品名內容、用途單位、數量、價格及相關功能、規格等，經單位主管核章後送事務組處理。
（4）陳核：依序陳請總務主任、會計及校長核章。
（5）採購交貨：依公平、公開之程序，兼顧行政效率及功能，就優良信用加之廠商進行採購。資本門的預算，必要時要訂定「採購契約書」。
（6）驗收：由採購單位會同需求（使用）單位進行驗收，若屬資本門之工程採購，尚須填寫驗收紀錄。
（7）決算：驗收無誤後決算總價金額。
（8）請款：請廠商開立發票請款，亦可用採購卡核銷。六仟元以上之案件，需在發票開立日期後五日內完成遞辦付款手續，發票日期應在請購日期之後；發票上應蓋有「發票專用章」（含負責人姓名）或發票專用章及負責人私章。
3.調配教室、學校場地、課桌椅等，支援教學與活動。
（1）每學期調配班級導師以及科任老師使用教室。
（2）安排活動中心借用，空調使用事宜。
（3）協助班級課桌椅增添或搬移。
4.辦理校產及校具之登記、保管、分配撥借、清點、增損處理等工作。
（1）辦理各項財產登記、增損處理。
（2）每年定期盤點財產保管情形。
（3）分配財產撥入或借出事宜。
5.保管及分發零星用品及消耗品。
（1）修繕物品統一放置技工室，由技工負責保管。
（2）行政及班級使用文具用品，統一集中教具室由專人負責保管發放。
6.有效管理水電用度。
（1）訂定水電管理辦法。
（2）利用晨會、朝會宣導水電節約使用。
（3）使用視聽中心、活動中心空調設備事先申請。
（4）飲用水每3個月實施水質檢測乙次。
（5）發電機由高鳳機電每個月實施2次檢修。
（6）電梯保養每月實施一次。
7.辦理校產之修繕與維護工作。
（1）技工友主動巡邏，積極發現損毀，並將之修繕完畢。
（2）遊戲器材由體育組巡查提出檢查表，可自行修繕者請技工友處理。技工友無法處理，恰請合適廠商處理，依採購相關規定辦理。
（3）教室修繕方面由老師填寫修繕單，可自行修繕者請技工友處理。技工友無法處理，恰請合適廠商處理，依採購相關規定辦理。
（4）校舍、廁所磁磚脫落危險處，恰請廠商補平修齊。
8.辦理營繕工程相關事宜。
（1）依校園行政規劃辦理各項工程招標。
（2）不定期查驗各項工程進度。
（3）巡檢各項工程完工後保固情形。
（4）辦理教室燈光改善工程。
（5）辦理教室、走廊、樓梯、廁所油漆工程。
（6）辦理空污及綠化工程。
（7）辦理第3棟廁所沖水設施工程更新工程。
（8）辦理永續校園工程。
（9）辦理烤肉區整修工程。
（10）辦理通學步道完工啟用典禮。
9.辦理災害預防、搶救及善後處理工作。
（1）擬定學校防護計畫，預防各項災害發生。
（2）組織民防團人員編組，每半年訓練一次，提升人員應變能力。
（3）颱風過後，迅速動員恢復校園整潔環境。
10.辦理校園佈置及環境美化綠化工作。
（1）培育苗圃或花園，栽培盆栽、花木，以便可隨時增換盆景、增植花木。
（2）設計落葉之家，集中處理掉落樹葉、堆肥，培育植栽花土，供班級及校園使用，採資源循環再利用，並收校園美綠化之效。
（3）整體校園規劃，有效美化綠化以收境教之功。
11.編排技工友輪值表，合理分配及督導與考核。
（1）每個月安排值勤室技工友輪值，執行門禁管制工作。
（2）每週五進行集體勞動，進行美綠化，處理學校安全死角。
12.配合各單位需要，布置場地、借用器材、支援有關事項。
（1）配合各處室辦理各項活動，合理支援人力、借用器材。
（2）配合學校辦理大型活動布置場地，及事後場地復原。如：運動會、澄清湖慢跑、科學博覽會、、、、、、等等。
13.辦理校園各項雜務及巡視校園。
（1）上學期間：早上8點至12點由警衛負責門禁管制，下午12點至4點由技工友配合導護志工巡邏校園，以維校園安全。
（2）放學期間：由警衛負責門禁管制。
（3）定期巡視校園，查檢各項設施安全。
1
.每個月實施水電消防安全檢核
2
.每個月實施校舍建築安全檢核
3
.每個月實施校園硬體設施檢修查核
4
.每半年實施水電設備管理檢核
14.辦理民防常年訓練及各項演習。
（1）每半年實施一次民防常年訓練。
（2）利用晨會、朝會宣導防災重要性。
（3）利用教師晨會時間（週二、週四）播放防震、防颱宣導影片，透過視訊系統，供學生觀看，並請教師給予指導。
15.其他交辦事項。
（一）公文處理：
1、配合市府及行政院研考會公文書處理規定，目前為雙軌作業（紙本文與電子文並行）
2、一般公文處理流程：
（1）總收文：由文書組簽收、登錄掛號後，分文給各處室承辦人簽收。
（2）分文：由各處室承辦人於收文登記表簽收後，紙本公文併同電子公文雙軌處理。
（3）覆文及發文：由承辦人創稿或覆文後，會簽、陳核、批示判行後，送文書組進行登錄掛號發文。
（4）歸檔：
a、各承辦人於公文辦結後依據91年4月修訂之「高雄市三民區東光國民小學檔案分類暨保存年限基準表」，逐份公文編寫檔號及保存年限。
b、承辦人依相關規定每份公文逐頁編寫頁碼和蓋騎縫章，後送文書組歸檔。
（5）稽催管制：依據來文速別，告知承辦人公文處理時限。每月月底或次月月初列印當月未依期辦結之公文清單，送各處室主管及校長核章後，請承辦人依規定辦理展期並儘速辦結。
最速件：隨到隨辦，一日辦結。
速
件：三日辦結。
普通件：六日辦結。
限期公文：依時限辦結
3、訴願案件、陳情案件、人民申請、陳情案件、專案管制質詢等公文書處理：比照一般公文處理相關規定辦理。
（二）信件收發：由警衛室代收郵件，請技工友協助分送給各收件人（文件上蓋文書組收文章）
（三）公報管理：
市府公報--每週2期（全體行政人員傳閱），永久保存。（另有電子檔可供借查閱，或上網查詢http://www.gazettes.com.tw/KS/）
教育部公報--月報（全體行政人員傳閱），永久保存。
市議會公報--月報（校長、主任傳閱），保存5年。
（四）會議記錄：由文書組擔任教職員晨會、校務會議、行政會議、家長會會員大表大會……等會議之記錄。（有業務上需要時，可調閱會議記錄）
（五）印信管理：
1、依相關規定流程處理學校大印、校長職章申請、啟用、銷毀等作業。
2、用印管理（申請、登記、用印）：
（1）訂定「本校用印注意事項」，據以辦理用印作業。
（2）用印流程如下：
填寫申請書
送首長簽核（連同欲用印文件）
送文書組登記用印
（六）檔案管理：
1、檔案簽收：依據「機關檔案點收作業要點」規定，若檔案未依規定編寫頁碼、蓋騎縫章、編寫分類號及保存年限及列印歸檔清單等，則退還檔案待補正後載送文書組歸檔。
2、檔案編目：文書組逐份檢視檔案之分類號及保存年限後，於公文管理系統中編目建檔，並轉檔至「檔案目錄建檔軟體」，後再逐一檢視目錄是否正確。
3、檔案立案上架：依據「機關檔案管理作業手冊」之規定，將檔案依分類號裝冊後，由左而右，由上而下依序上架。
4、檔案借閱：請承辦人填寫借閱單，經單位主管同意後，至文書組辦理登記調卷、歸還等作業。借閱之檔案限於當日歸還。
5、檔案銷毀：分年度逐份清查檔案，將已過保存年限的之檔案列冊，送各業務承辦人檢視後，行文高市文獻會及市府教育局，函轉市府本部及檔管局辦理銷毀作業。待檔管局核准後1個月內完成檔案銷毀作業。
6、檔案移轉：機關檔案保存逾25年後，清查檔案並將檔案列冊，行文市府教育局，函轉市府本部及檔管局辦理移轉作業。
7、檔案目錄匯送：依據檔管局規定時程，按時於每年2月、8月完成檔案目錄轉出、檢測、上傳檔案管理資訊系統作業。
（七）校史管理：歷史資料蒐集、活動照片蒐集、校長交接清冊……等之文件管理。
一、學生註冊
（一）工作流程表：
1.首長核備。聯絡金融機構代收→彙整各項收費情形製成註冊單。
2.開學發註冊單及繳費注意事項。學生至金融機構繳費。
3.由銀行繳費磁片銷帳並列印全校及班級統計表。
4.核對繳費情形及銀行入帳金額.列印未繳費名單並催繳。
5.印製班級收費一覽表，讓各班級任核對，確認無誤，送會計室帳務處理。列印全校及班級繳費統計表存查，轉正電腦使用費。
（二）註冊退費
1.辦理家長會費退費。
2.各項減免補助申請退費。
3.轉出轉入學生由註冊組長通知該生辦理繳費與退費事項，繳退費標準以週計算。
4.午餐費按實際用餐數收費。
二、約聘僱人員離職金
（一）體育委員會撥款入學校保管金專戶。
（二）製作憑證開立支票存入約僱人員離職儲金專戶。
（三）由約僱人員離職儲金專戶提領款項，均分為兩筆款項分別存入王淑敏離職儲金公提及自提存摺中。
（四）月底向市銀拿取存摺查詢單(要蓋銀行人員章)做為對帳之用，且製作差額解釋表。
三、廚工權益金
（一）營養師製作廚工薪資憑證，由午餐專戶開立支票。
（二）支票+存摺，存入勞工退休準備金監督委員會帳戶。
四、現金
（一）所收現金務必當天或隔天要繳庫。
（二）開立自行收納統一收據，藍色聯與繳款收據二聯分別貼憑證，紅聯交繳款人。
（三）電腦列印繳款書與現金一起繳至高雄銀行。
五、自行收納統一收據
（一）年底預估下年度印製自行收納統一收據數量目，發文報局核准。
（二）印製時要有編號、機關名稱及保管金專戶帳號。
（三）紀錄每本收據使用情形、作廢號數等紀錄控管，月底統計使用情形。
（四）各處室行政人員要求開立收據須附公文影本或清冊，紅色聯交辦呈送相關單位。
六、支票
（一）目前校方使用保管金、午餐、押標金三個專戶三本支票。
（二）支票填寫不可塗改，若要訂正，須蓋校長、會計及出納三人印鑑。
（三）依會計傳票不同專戶支付，開立支票本。
（四）支票要劃線，並且蓋上「禁止背書轉讓」。
（五）支票快用完時，填寫「支票領取證」並印三個印鑑，再至高雄銀行領用新本。
（六）作廢之支票要將支票號碼剪下，貼於「公庫支票領取證」之背面。
七、登帳、對帳
（一）保管金專戶。
（二）午餐專戶。
（三）押標金專戶。
（四）王淑敏離職儲金（公提、自提）。
（五）每日登帳，製成經費結存日報表。月底統計為經費結存月報表。
（六）月底核對銀行對帳單，完成差額解釋表
八、遞送簿
（一）支付處付款憑單及支票等須登記之後，遞送承辦人時，請其簽收。
九、報稅
（一）依照各項活動支出之演講鐘點費及建築師等執行業務所得憑證登錄所得稅扣繳。
（二）每年一月31日以前須網路申報所得稅扣繳憑單，所得稅扣繳憑單第二聯交當事人留存。
（三）廚工薪津亦要填報，資料向午餐幹事索取。
十、午餐收費
（一）月繳午餐費：每月印製繳費單，發給學生至銀行繳費。
（二）繳費期限後，與銀行核對金額。
（三）統計造冊粘貼憑證送會計開立傳票登帳。
1.本校位於三民區十八期重劃區內，北眺澄清湖、圓山大飯店，周邊房舍建築雅緻，整體景觀怡人，配合社區之發展，規劃為普通班一百班之學校。
2.校區分為教學區、活動區、休息區，動靜「皆宜。校舍建築規劃成王」字形，教室均採南北座向，每列計有教室十間，設有教師休息室及多用途之小教室。
3.一樓玄關規劃為多功能之教學及集會場所。
4.行政區集中於二樓，便於業務聯繫。
5.三樓為圖書室、電腦教室，四樓為視聽中心與活動中心。
6.供應學童午餐之廚房地點：兼顧不影響教學及運輸方便。
7.設有殘障坡道、廁所，方便於殘障人士使用。
8.教室走廊設置花台，以利校園美綠化及教學。
9.學校大門外設置通學步道，結合學校願景，建置生態立體作品和藝術牆。
10.地下室合作社前的場地，規劃為多功能師生展覽、表演及休息空間。
11.水電之管線集中於管道間，便於維修。
12.圍牆僅高120公分，牆內植綠籬，由校內往外望，不覺有圍牆之存在。
13.校舍外觀貼白色馬賽克，配以綠化之校園及紅土跑道，頗能收境教之效。
14.體能訓練場、烤肉區、健康步道、綜合球場、運動場均採公園式開放，供社區民眾休閒運動。
1.普通教室外，設有自然等專科教室３4間．另設活動中心，圖書室．韻律教室．各類球場及童軍營地等設施．設備完善．（教科書物流中心1間、鄉土教室1間、自然生態教室1間、家政教室1間、自然教室11間、音槳教室5間、美勞教室4間、體育教室1間、英語教室4間、鄉土語言教室2間、電腦教室３間）。
2.由本校教師自行設計體能訓練設施，建立學校體育教學特色。
3.體能設施及遊戲器材下鋪設安全地墊，維護安全。
4.廁所由專人清潔維護管理，已達到乾淨的目標。
5.校園務求美化及綠化，永續校園經營。
6.午餐供應務求衛生安全，並教導正確飲食觀念。
7.圖書管理電腦化，設有圖書室和輔導處2個電腦化系統。
8.成立教具室，有效管理各科教具，依教師教學需求購置教具。
9.地下室除置放課桌椅外，力求淨化，並做為體育課室內教學場所。
10.設置學校監視系統，維護師生校園安全。
11.重視飲水安全,
全面提供RO飲用水, 並定期檢驗合格。
1.加強門禁管制，上課期間出入外賓登記並配戴證件，加強平日之巡邏。
2.定期檢修兒童遊戲器材及校舍設備。如電燈、溜滑梯、飲水機、電梯等。
3.維護校園環境整潔，讓學生自在活動、安心如廁等。
4.指導學生正確使用各項設施。如廁所、殘障坡道。
5.將安全教育納入行事課程與導護工作，進行宣導、行為檢核與獎勵。
6.重視飲食健康與安全，如開發少炸美味食譜，確實做好監廚，嚴謹處理流程等。
7.藉由辦理溫馨活動與日常相處之溫言暖語滿足孩子心理安全之需求。
1.目的：
（1）迼就美好的校園
創造師生良好學習環境。
（2）培養學生愛護自然環境
達成學校願景 自然、生命的教育目標。
（3）藉美綠化教育活動
激發社區環境教育共識。
2.庭園花藝：
草花植栽:
(1)前庭高腳花盆。
(2)前庭兩側中間花園。
(3)中庭水池斜坡。
(4)六期教室後。
花草來源:
(1)自行培植。
(2)購置。
3.花圃增設：
（1）利用水泥管造器栽植花草(
地點:六期教室後)。
（2）成立花草培植區
: 春不老、草花。
（3）中庭景觀設置。
4.維護管理：
（1）學生責任區。
（2）技工友園藝工作責任區。
（3）生態園區教師責任管理。
5.教育活動：
（1）植物標示牌全面設立。
（2）充實環境教育學習步道內容。
（3）每年
（4）94和95學年度美綠化工作教育活動計畫：
a.辦理花園造景設計觀摩賽。
b.推廣校園認養活動。
c.組織校園美綠化志工團隊。
d.續辦學生生態園藝社團活動。
e.製作校園植物導覽手冊。
6.辦公室及教室美化：
（1）教室走廊及花台美化由各班設計管理維護。
（2）樓梯及公共走廊以畫廊方式美化。
（3）辦公室美綠化(
環境佈置、空間設計) 。
7.廁所美化：
（1）淨化。
（2）畫飾。
（3）盆栽。
1.與社區密切結合：家長會運作正常，在協助學校軟硬體建設上貢獻很大。
2.各班除依時召開班級家長會外，並適時舉行親師聯誼。
3.家長會定期發行家長通訊。
4.成立志工團體，協助學校各項業務：現有導護、圖書、健康、綠化、安全維護及愛心輔導志工隊約150人。
5.設立志工成長團體如插花社、手語社、讀書會、瑜珈社、美語社、韻律舞社等。
6.年度運動會及澄清湖慢跑活動，邀請家長參與。
7.開放學校場地供社區使用：川堂、網球場、烤肉區、體能訓練場、運動場、視聽中心等。
1.依規定組織學生家長會，落實家長會的運作功能。
2.依規定組成學生家長會，研討校務興革議題、出席相關會議、支援人力、物力與財力，協助校務推動等。
3.每學期依規定時程召開班級家長會議與學生家長代表會議，討論與執行相關事項。
4.校長、家長會長及各處主任，全程蒞臨各教室參與班親會，慰勞教師及家長的辛勞外，也聽取家長的建議和回饋。
5.蒐集彙整班級家長會議記錄之教師家長建議事項，及時回應並列入追踪改善，重視家長代表大會與委員會議意見，納入學校發展參考。